Verizon コンファレンシング

Meetings in America

出張およびテレビ会議についての傾向、コスト、および考え方とそれらが生産性に与える影響に関する調査

Verizon コンファレンシングホワイトペーパー

作成者

NFO Worldwide, Inc. の事業部

Two Greenwich Plaza

Greenwich, CT 06830

203.629.6047

はじめに 3
調査結果の概要 3
会議のコスト 5
会議市場の区分 7
会議の動向 10
考え方 14
生産的な会議の特徴15
結論 19
背景 20
付録 21

はじめに
1. 現在のような会議はもうやめよう
  会議が今日の米国のビジネスライフを支配しています。 National Statistics Council によると、就業時間の 37% が会議に費やされています。 1,100 万回の会議が連日行われているというデータもあります。
  会議の形態と規模は多岐にわたり、ブレインストーミング、販売、交渉、情報提供、報告、プレゼンテーション、コラボレーション、戦略会議など、ありとあらゆる理由で会議が行われます。会議は、対面式、電話会議、テレビ会議を問わず、オフィス内だけでなく、地域や国境を越え、世界中で行われています。
  会議のための出張は、多くの従業員や関係者が当然必要なものと考えています。航空運賃の恒常的な高騰、企業コスト削減を求める圧力の高まり、今日の労働力の劇的な変化などの理由から、米国企業は会議のコストの重点的な見直しを迫られています。会議のコストは、通常の経費報告書に記載される航空運賃、宿泊費、食事代などにとどまりません。たび重なる出張の代償は、生産性の低下、時間の浪費、不在中の業務の遅れ、家で過ごす時間や家族との時間の減少などとしても支払われます。
  Verizon コンファレンシングは、会議をより効果的かつ低コストで行うため、企業は会議の実施方法を見直す必要があると考えています。このホワイトペーパーでは、コネチカット州グリニッチの InfoCom が委託して実施した調査に基づいて、今日の米国における会議の寸評として、コスト、特徴、内容、有効性、および典型的な企業に与える影響を示します。

調査結果の概要

Verizon コンファレンシングは、会議の傾向と顧客のニーズの理解を深めるために、Meetings in America 調査を委託して行いました。調査結果を次に示します。

多忙なビジネスマンは、月に 60 回を超える会議に出席しますが、そのほとんどが、非常に時間がかかるため、出席を依頼されたすべての会議には出席できないと答えています。
出席者が 5 人の対面式会議（うち 4 人は航空機を利用した出張が伴う）は、電話会議より 7 倍以上、テレビ会議より約 3 倍のコストがかかることがわかりました。
対面式会議 5,197.50 ドル
電話会議 689.24 ドル
テレビ会議 1,700.69 ドル
この対面式会議の準備、出張、および出席に 5 人の出席者が費やした時間の平均は、53 時間 24 分です。これは、電話またはテレビ会議にかかる時間の 3 倍です。

米国最大規模の企業は、出張費管理について、より小規模でコストを意識した企業を見習う必要があります。回答者が出席したすべての種類の会議の平均コストを見てみると、小規模企業（フォーチュン誌の上位 2000 社に含まれない企業）に勤める出席者の会議 1 回当たりのコストは低い傾向があります。小規模企業の従業員は航空機を利用した出張が少ないため、すべての種類の会議で全体的なコストが低く抑えられています。

勤務先 :	会議 1 回当たりの平均コスト :
フォーチュン誌上位 500 社	$527
フォーチュン誌上位 500 ～ 2000 社	$547
その他	$412

金銭的なコストだけでなく、出張は、従業員のストレスと快適な暮らしに大きな影響を及ぼします。多忙なビジネスマンの約 4 分の 3（73%）が出張中のストレスの最大の要因は家族と離れて過ごす時間であると答えており、多くのビジネスマン（64%）が不在中の業務の遅れを懸念しています。
会議出席者の圧倒的多数（92%）が、貢献する機会をもたらす場として会議を評価し、これは、会議の成功が従業員の仕事に対する満足度を高める要因である可能性を示しています。
会議のための準備は、生産性に影響する重要な要素です。会議の準備に費やす平均時間において、"非常に生産的である" と見なされる時間は約 1 時間で、これは "あまり生産的ではない、またはまったく生産的ではない" と回答された準備時間の約 2 倍の長さです。
大部分の出席者（91%）は、会議中に考えごとをすると答え、3 分の 1 以上（39%）が居眠りをしたことがあると認めています。
多忙なビジネスマンのほとんど（89%）が、将来、テクノロジによって会議が容易になると考えています。

会議の有効性の向上とコストの削減
本調査と、電子会議のプロバイダとしての Verizon コンファレンシングの広範な経験に基づいて、次の項目を提案します。
- 自分および自分の組織が行う会議の方法と手段を分析し、コストを削減して生産性を向上するために綿密な計画を立てる。 この調査で分析した会議の 3 分の 1 以上が生産的でないと見なされ、その多くがコストのかかる出張を伴うものでした。出張を伴う会議ごとに、目の前の仕事に出張が本当に必要かどうかを検討してください。
- 会議にはハード面とソフト面のコストがあることを認識し、会議を行う方法と場所を決定する際はハード面とソフト面の両方を検討する。 新規クライアントや見込み客との会議では、親密な関係を築き、長く継続する関係の土台を確立するという対面式会議の価値は何ものにも変えられません。しかし、対面式会議は、電話またはテレビ会議の 7 倍以上のコストがかかり、家を離れて過ごす時間と付加的なストレスに関する代償はさらに大きくなります。コンファレンスコール（電話、テレビ、またはインターネットによる）は、出張を伴う一部の会議の代わりとなる便利で効率的かつ生産的な方法です。
- 最新のテクノロジを活用して、より効果的な会議を行う。 電話会議およびテレビ会議を補うツールがあり、会議を録音してトールフリー通話でアクセスできます。これらのツールを利用すれば、会議に出席できない人に状況を説明するために時間を無駄にする必要がありません。さらに、インターネットには、会議の生産性を高める大きな可能性があります。たとえば、インターネットを利用すると、数百人もの会議出席者がドキュメントを閲覧、プレゼンテーション、および編集することが可能になります。
- 対面式会議であれ仮想会議であれ、あらゆる会議の有効性を高めるいくつかのガイドラインを次に示します。
  - 会議の種類に基づいてそれぞれの会議の目的を明確に設定する。
  - 実質的なトピックに会議の重点を置く（問題の特定、定量的目標に向けた進捗状況、改善のための新しいアイデア、得られた教訓など）。
  - 必ず議題を準備し、発表する。
  - 会議中にときどき討議内容を要約する。
  - 口頭でのコミュニケーションだけでなく、資料も活用して内容を補う。
  - 決定事項と要処置事項を要約して会議を締めくくる。
  - 対面式会議と電話またはテレビ会議で異なる会議の動態を理解する。

会議のコスト

会議にはハード面とソフト面のコストがある
米国企業にとって会議のコストは膨大です。弊社の分析によると、コストはハード面とソフト面の 2 種類に分けられます。"ハード面" のコストは、空路による旅費、食事代、宿泊費など直接支払われる経費（会議施設のコストは除外）を指し、"ソフト面" のコストは、会議出席者の個人的なコストを指します。ソフト面のコストの計算は、米国労働省労働統計局によって定められたホワイトカラーの平均時給および諸手当に基づいています。¹

コンファレンシングが時間とコストを節約する

頻繁に会議に出席する回答者が負担したコストによると、5 人の出席者がそれぞれ異なる 5 つの地域から出席した場合の会議の総コストは、会議が行われた方法によって大きく異なります。

表 1、参加方法別の会議コスト

	対面式 : 出張に航空機を利用	電話会議による出席	テレビ会議による出席
会議時間	2 時間	2 時間	2 時間
出席者数	5 人	5 人	5 人
出張を伴う出席者数	4 人	0 人	0 人
合計時間³	53 時間 24 分	16 時間 51 分	16 時間 29 分
ソフト面の合計コスト	$1,233.54	$389.24	$380.69
ハード面の合計コスト	$3,963.96	$300.00	$1,320.00
合計会議コスト	$5,197.50	$689.24	$1,700.69

航空機による出張が必要な対面式会議は、電話またはテレビ会議より非常に多くの時間を消費することが明白に示されています。対面式会議は長い準備時間が必要で、時間がかかる傾向がありますが、対面式会議に要する合計時間の最も大きな要素は移動にかかる時間です。一般に 7 時間かかっており、これはほぼ 1 日の労働時間に匹敵します。これらの出張旅行者は、空港を通過する煩雑さに貴重な時間を失い、オフィスに戻ると仕事が山積みになっています。対照的に、テクノロジを活用した出席者は、オフィスでの生産性を維持し、家族との日常を楽しむことができます。

出張でより顕著なのは、航空運賃、宿泊費、食事代などのハード面のコストです。多くのビジネスマン（86%）がコスト削減の圧力を感じていると答えている一方で、その 3 分の 1（34%）が 1 年前より出張回数が増えたと答えています。これらの出張の一部を電話会議またはテレビ会議に切り替えれば、移動に費やす時間が減るため、企業コストの削減の目標と、従業員の生産性の向上が同時に達成されます。

たとえば、月 4 回、航空機を利用した出張を伴う会議があるとします。 1 回の出張の平均コストは 1,365.21 ドル² で、これらの会議の 1 か月のコストは合計 5,460.84 ドルになり、オフィスを不在にする時間は約 65 時間にもなります。航空機を利用した 4 回の出張のうち 2 回をテレビ会議に切り替えると、38%（2,064.36 ドル）のコストが削減され、オフィスの不在時間は 25 時間減ります。航空機を利用した出張の 4 回のうち 2 回を電話会議に切り替えると、さらに節約が大きくなり、46%（2,506.04 ドル）のコストが削減され、オフィスの不在時間は 26 時間減ります。

会議市場の区分
1. 出張好きは遠出し、出張嫌いは近隣で過ごす
  調査回答者の出張に対する考え方はさまざまです。 26% が "出張をいつも楽しみにしている" と答え、 51% はより中立的で、出張を "頻繁でなければ悪くない" と考えています。最後の 21% は出張を好ましく思っておらず "必要がなければ出張したくない" と答えています。それぞれの区分が 2 週間の日誌記録期間に出席した会議の回数は平均 26 回である一方、予想通り、出張に対する考え方が好意的であるほど、出張が必要な会議に出席する割合が高くなりました。
  図 1、出張に対する考え方別の会議場所
  
  出張を好む回答者は、平均して他の 2 つの区分より 2 才若く（43 才と 45 才）、配偶者および子供のいる割合が低くなっています。また、"出張好き" は、"出張嫌い"（12%）より個人的な旅行と出張を混同する割合が非常に高く（33%）なっています。
2. 女性は対面式会議を好まない傾向がある
  調査では、男性と女性の回答に大きな違いがあるいくつかの領域が明らかになりました。男性と女性の大きな違いは、対面式会議に対する考え方と対面式会議の出席率に見られます。
  図 2、区分別の対面式会議、および性別の割合
  男性が対面式会議を好むのは、男性（41%）が女性（29%）より営業に携わることが多いという職務内容に関連している可能性があります。
  家庭と仕事のバランスについては、データによると、男性より女性が他の用事を優先して会議を欠席するということはありません。男性と女性のどちらも月平均 1.8 回会議を欠席します。ただし、女性の 54% が "不在時の個人的な用事を処理するために手配すること" について、非常にまたはある程度ストレスを感じると答えましたが、同様に回答した男性は 40% に止まりました。一方、より多くの男性が、出張中に家族と離れて過ごすことに、非常にまたはある程度ストレスを感じる（77%、女性は 56%）と答えています。
  性別による違いについて、多忙なビジネスマンの調査から男性と女性の興味深い差異がいくつか示されています。男性は女性より上級管理職である割合が高く（21%、女性は 16%）、年収が 100,000 ドルを超える割合も高くなっています（39%、女性は 21%）。これらの男性と女性の興味深い違いは、配偶者の有無にも関係しています。多忙なビジネスマンの場合、男性は結婚している割合が高く、女性はキャリアを優先して結婚を見合わせたり、離婚、別居、または死別を経験している割合が高くなっています。
  図 3、性別による多忙なビジネスマンと配偶者の有無
3. 小規模企業は予算をよく監視している
  大規模企業と小規模企業の従業員の会議に対する考え方に、いくつかの興味深い違いがあります。まず、フォーチュン誌 2000 社に含まれない企業の従業員は、会議に伴う支出により注意深い傾向があるという違いがあります。小規模企業（"その他" に分類された企業）は、出張コストの重要な要素である、航空機を利用した出張が少ない傾向があります。
  図 4、区分別の会議の支出と企業規模区分別の割合⁴
  さらに、対面式会議を非常に重要であると感じている回答者は、フォーチュン誌 500 社（49%）およびフォーチュン誌 501 ～ 2000 社（50%）に比べて小規模企業（63%）で多数を占めています。会議のセッティングに費やす時間は、フォーチュン誌 2000 社に含まれない企業（2 時間 11 分）がフォーチュン誌 500 社（1 時間 13 分）およびフォーチュン誌 500 ～ 2000 社（1 時間 17 分）に比べて多くの時間を費やす傾向があります。
4. スリッパで会議に出席 : 半数以上が在宅勤務を経験
  調査によって明らかになった他の主な動向に、在宅勤務があります。多忙なビジネスマンの半分以上（55%）に在宅勤務の経験があり、月平均 4.6 日、自宅で仕事をしています。回答があった在宅勤務の理由を次に示します。
  図 5、在宅勤務の理由
  在宅勤務をしない回答者に比べて、在宅勤務者は、出張を伴う会議の 1 か月当たりの回数が多く（5.6 回、非在宅勤務者は 4.1 回）、オンサイトの対面式会議の回数が少ない（8.2 回、非在宅勤務者は 9.4 回）傾向があります。
会議の動向
1. 会議が日常 : 回答者の月平均会議数は 60 回以上
  調査によると、今日の米国のビジネス社会では会議が重要な位置を占めています。回答者は、出張、電話会議、またはテレビ会議を含む会議に月平均 12.2 回出席し、さらに社内または近隣での対面式会議は 49.6 回と予測され、合計すると月 61.8 回の会議に出席していることになります。⁵
  図 6、1 か月当たりの平均会議数
  また、調査によって、ビジネスマンの参加する会議は増える一方であると多くの評論家が事例を基に指摘していることが裏付けられました。回答者の 46% は、1 年前に比べて会議に出席する回数が増えていると答えています。会議に出席する回数が減っていると答えたのは 8% だけでした。残りの 46% は、1 年前に比べて会議に出席する回数は変わらないと答えています。
2. 会議の場所
  当然ながら、電話会議およびテレビ会議は、対面式会議より出張が大幅に少なくなります。テレビ会議の 4 分の 3 がオンサイトで行われますが、その一部（21%）には 100 マイル以下の近隣への出張が伴います。この結果は、テレビ会議市場に関する弊社の認識と一致しています。多くのテレビ会議では専用設備（所有またはリース）を利用しますが、すべてのビジネスの現場で設備を利用できるとは限りません。たとえば、会社で中心的な位置にテレビ会議設備を所有すれば、いくつかのオフィスにその設備を提供できます。
  図 7、会議の種類別の会議の場所
3. テレビ会議が労働力の一員に
  電話会議や対面式会議と比べて、テレビ会議が米国の仕事環境に導入されたのは最近のことです。調査によると、回答者の 63% が少なくとも 1 回はテレビ会議を利用した経験があります。回答者の大部分（91%）はテレビ会議を会議室でしか利用したことがなく、テレビ会議をデスクトップからのみ利用したのはわずか 1% でした。回答者の 8% は両方の状況でテレビ会議を利用した経験があります。
4. 会議の目的
  会議の種類は、それぞれの会議の目的の傾向によって特徴付けられることもわかりました。対面式会議は営業に関連する傾向があり、テレビ会議は進捗情報や情報の共有に重点が置かれる傾向があり、電話会議は進捗情報、ブレインストーミング、戦略的開発に関連する傾向があります。
  図 8、実施方法別の会議の目的⁶
5. 準備、準備、準備
  調査は、回答者が会議の準備、出張、会議自体、およびフォローアップにどのくらいの時間を費やしているかに重点を置きました。
  対面式会議で、出席者の調整と資料の準備に主に費やされる準備時間は、電話会議またはテレビ会議の約 2 倍です。
  図 9、主催する会議の準備時間
  会議全体の時間（出張時間を除く）は、会議の種類によって大きく異なります。対面式会議が、準備、会議時間、およびフォローアップに最も時間を必要とします。
  
  図 10、会議全体の時間
6. 会議中の過ち
  調査の興味深い結果の 1 つとして、頻繁に会議に出席する回答者は無益な会議に出席した経験や、会議中の態度に問題があった経験があります。ほとんどの回答者（90% 以上）が会議中に考えごとをしたり、会議を欠席したり、会議に部分的に出席したことがあると答え、回答者の 70% 以上は会議に別の仕事を持ち込んだことがあり、約 40% は会議中に居眠りをした経験があると答えています。
  図 11、会議中の過ち
考え方
1. 会議の理由 : 貢献と認知
  回答者が最も重要と見なす会議の利点は、予想と異なりました。 "会議は認知される機会をもたらす" という記述に同意を示したのは回答者の 66% のみでした。対照的に、92% が "会議は貢献する機会をもたらす" という記述に同意を示しました。"
2. 出張の連続 : 出張に伴うストレスは共通
  出張は、多忙なビジネスマンのストレスの大きな要因になっています。全体の 24% が出張時により多くのストレスを感じると答えた一方で、出張時にストレスが少ないと答えたのは 14% でした。ストレスの最も大きな原因として、家族と一緒に過ごせない、会社に戻ると仕事が山積みになっているなどが挙げられます。
  図 12、出張時のストレスの要因
3. テレビ会議を利用しよう : 79% が自分のコンピュータからの利用を希望
  ほとんどの回答者が対面式会議を好むと答えている一方で、テレビ会議の便利さは回答者にとって大きな魅力であることがわかりました。テレビ会議を会議室でしか利用したことがない回答者の大多数である 79% が、自分のデスクトップコンピュータまたはラップトップコンピュータから利用したいと答えています。この傾向は、調査したすべての区分で見られました。この回答は、テレビ会議のテクノロジソリューションを活用して、企業が出張費を抑えることができる可能性を示しています。
生産的な会議の特徴
1. 会議の 3 分の 2 は生産的
  全体として、回答者は会議の大部分がとても生産的であると見なしています。会議の 22% は、"非常に生産的" であり、 44% は "とても生産的" であり、27% は "ある程度生産的" と考えられています。回答者は、会議の 6% が "あまり生産的ではない" と答え、"まったく生産的ではない" と見なされたのは 1% のみでした。
2. 対面式会議が好まれる
  回答者の 87% が対面式の会議が最も好ましいと感じる一方で、その生産性について会議出席者は対面式の会議（67% が非常に生産的/とても生産的と回答）が電話会議（59%）やテレビ会議（58%）に比べてごくわずかしか上回らないと評価しています。
3. 主催者によって生産性は大きく異なる
  会議の主催者によって会議の生産性は左右されます。当然のことながら、回答者および見込み客が主催した会議は、非常にまたはとても生産的な会議である（それぞれ 79% および 75%）と評価される傾向があります。同様に、クライアントが主催した会議は通常、非常にまたはとても生産的（70%）と評価されています。興味深いことに、部下が主催した会議も生産的（69%）と評価される傾向がありますが、ベンダー、管理職、同僚などが主催した会議は、生産的と評価される傾向が低くなっています（それぞれ 64%、59%、56%、および 63%）。
4. 管理職は自分たちを生産的と評価
  会議の生産性を差別化するもう 1 つの重要な要素は職務内容です。上級管理職は、他の職務の回答者より自分の会議を非常にまたはとても生産的と評価する傾向があります。これらのデータが実際の会議の生産性を正しく反映しているか、または単なる管理職の楽観的な見解であるかについては、さらなる分析が必要です。
  図 13、職務区分別の生産的と見なされる会議
5. 準備が生産性に重大な影響を与える
  "始め良ければ終わり良し" という諺は、会議の生産性にも当てはまります。特に資料や議題の準備に関して、準備時間と会議の生産性には、直接的な相関関係があります。
  図 14、資料/議題の準備と生産性
  管理的な準備作業（資料の配布、出席者の調整、および会議場所の設定）の多さは、会議の生産性の高さと強い相関関係にありませんでした。
6. 驚くべきことに、会議時間が長いほど生産性が高くなる
  調査の興味深い結果の 1 つとして、会議時間と生産性との相関関係があります。調査を始めた当初の仮説は、会議時間が長いより短い方が生産性が高くなるというものでした。会議時間が長ければ、出席者の時間をより長く消費することがその理由でしたが、調査の結果、会議時間が短いより長い（特に、5 時間以上）方が、より生産的である可能性が高くなることがわかりました。
  図 15、会議時間と生産性
7. 国際会議はとても生産的であると考えられている
  生産性と国際会議の間にも密接な関係があることが、調査の結果により明らかになりました。国際会議の 94% が非常にまたはとても生産的（会議全体では 65%）と評価されています。国際会議の準備についても、この関係が関連している可能性があります。国際会議の資料および議題の準備に費やす時間（2 時間 26 分）は、他の種類の会議（オンサイト会議 37 分、近隣の会議 53 分、出張を伴う会議 59 分）に比べて長くなっています。
8. 生産性の鍵と考えられるもの
  調査では、会議の生産性を高める動向を調べるだけでなく、生産的な会議の鍵と考えるものは何かを回答者に答えていただきました。最も重要な要素は、会議の議題の準備でした。回答者の 73% が議題の準備を "非常に重要" であると答えています。
  図 16、非常に重要と見なされる要素
9. 生産性に影響するその他の要素
  生産的な会議と相関関係がある要素は他に 2 つあります。 1 回限りの会議（68%）は、定期的な会議（60%）より非常にまたはとても生産的と評価される傾向があります。 1 回限りの会議では、出席者にとって興味深い新しい事柄が取り上げられる可能性が高く、定期的な会議（スタッフミーティングなど）は退屈に感じられる場合があるので、これは予想どおりです。調査で判明したもう 1 つの興味深い要素は、会議後の作業に回答者が関与しているかどうかに関係しています。回答者が議事録の配布を担当している場合、それらの会議の 77% を生産性が高いと見なしていますが、回答者が会議後の作業を担当していない場合、生産的と見なされた会議は 63% のみでした。この違いの理由として、回答者が会議後の作業に関与することで、会議の目的に "賛同" しやすくなることが考えられます。
10. 生産性に影響しない要素
  調査前、生産性に正または負の相関関係があると予測された要素の中で、十分な相関関係が見られなかったものを次に示します。
  - 日誌期間に回答者が記録した会議の回数
  - 会議に伴う移動時間（移動時間が 10 時間を超える場合を除く。10 時間を超える移動時間は、国際会議と関連付ける（セクション 7.7 を参照）。）
  - 会議場所の準備に要する時間
  - 参加者の調整に要する時間
  - 航空機を利用する出張と車を利用する出張
  - 会議の種類（進捗会議、営業、ブレインストーミング、戦略会議、交渉、情報の共有など）
結論

この調査から導くことができる主な結論は何でしょうか。 Verizon コンファレンシングでは、読者が自分の組織の有効性と効率性を高めるのに役立つ、4 つの重要な調査結果をまとめました。
1. 会議には、旅費、食事代、宿泊費などの目に見えるコストだけでなく、会議の準備、参加、フォローアップなどを行う従業員の給与といった膨大な "ソフト" 面のコストもあります。会議出席者が出張する必要がある場合、これらソフト面のコストは移動時間のため大幅に増加します。ハード面およびソフト面のコストのどちらにおいても、電話会議およびテレビ会議は、航空機を利用した出張を伴う対面式会議よりコストを著しく節約できます。
2. 電子会議は、企業のコストが節約されるだけでなく、家族と一緒に過ごす時間が増える、会社での業務が遅れることがないなど、多くのビジネスマンにとって個人的なメリットもあります。全体的に見ると電子会議は、広く求められている公私のバランスをとるのに役立ちます。
3. テクノロジの進歩に伴い、近年ビジネスのペースが速くなり、多くのビジネスマンにとって "情報過多" な状態が発生しています。電話会議およびテレビ会議は、一部の出張をコンファレンシングに切り替えることにより、従業員の時間管理を改善し、コストを削減することができます。ただし、対面式会議がコンファレンシングに完全に切り替えられることはありません。見込み客との会議など、一部の会議は対面式で行うほうが効果的に進む傾向があります。
4. 対面式会議は、古くから行われてきたので、その効果を最大限に生かす方法はよく理解されています。一方、電子会議は、現代のテクノロジによって産まれたものです。電子会議の生産性を対面式会議と同じくらいに高めることができる、効果的な会議管理を行うためのいくつかの簡単なガイドラインを次に示します。
背景
1. InfoCom
  この調査は、リサーチに基づいたマーケティングソリューションを通信業界に提供している、NFO Worldwide の事業部門である InfoCom により実施されました。親会社の専門知識、リソース、および高い基準を活用して、InfoCom はダイナミックな通信情報産業の市場調査と分析に力を注いでいます。 NFO Worldwide, Inc. は、ニューヨーク証券取引所上場企業であり、50 年以上にわたり米国の大企業だけでなく国際的な業界に向けて、個別またはオープンの市場情報を提供している大手プロバイダです。
2. 目的
  調査の全体的な目的は、Worldco Verizon コンファレンシングが、電話会議およびテレビ会議だけでなく、従来の対面式会議も含む会議の分野でクライアントのニーズに対する理解を深めることにあります。全体的な目的は、次の 4 つの調査目的に分けられます。
  1. 会議の動向を調べる。
  2. 会議に対する考え方を調べる。
  3. 会議をより生産的にする方法を特定する。
  4. 会議のコストを削減するのに役立つ方法を特定する。
3. 電話調査
  調査の第 1 段階を構成する電話調査は 1998 年 1 月に実施され、回答者を特定し、背景にある動向および考え方を聞き取る目的で行われました。調査のこの段階での回答者は、1,300 人を超えました。対面式の会議（本人または他の出席者の出張を伴う）か、電話会議あるいはテレビ会議のいずれかに月平均 6 回以上出席する、会議に出席する頻度の高いビジネスマンを対象としました。
4. 日誌
  電話調査に続き、InfoCom では、会議に頻繁に出席する 660 人に対し綿密な調査を実施しました。この調査では、日誌による調査方法を使用し、1998 年 1 月 26 日から 2 月 6 日までの 2 週間、回答者に会議の動向と会議に対する考え方を記録していただきました。

付録

会議に頻繁に出席する回答者は、対面式会議（航空機を利用した出張を伴う）、電話会議、およびテレビ会議について、次のようなハード面とソフト面のコストを示しています。

表 2、出席者 1 人当たりの会議コスト⁷

	対面式 : 出張に航空機を利用	電話会議による出席	テレビ会議による出席
出張期間	3.2 日	該当なし	該当なし
移動時間	7 時間 0 分	該当なし	該当なし
準備時間⁸	2 時間 29 分	46 分	44 分
会議時間	4 時間 8 分	1 時間 15 分	1 時間 52 分
フォローアップ時間	2 時間 35 分	1 時間 13 分	1 時間 9 分
合計時間⁹	16 時間 12 分	3 時間 14 分	3 時間 45 分
出席者 1 人当たりのソフト面のコスト	$374.22	$74.69	$86.63
旅費	$673.85	該当なし	該当なし
宿泊費と食事代	$317.14	該当なし	該当なし
通信コスト¹⁰	該当なし	$37.50	$246.40
出席者 1 人当たりのハード面のコスト	$990.99	$37.50	$246.40
出席者 1 人当たりの合計コスト	$1,365.21	$112.19	$333.03

¹ Employer Costs for Employee Compensation Summary、1997 年 10 月、労働統計局。一般市民のホワイトカラー職種の平均時給は、23.10 ドルです。諸手当はこの額の 26.7% を占めています。
² 1 人当たりのコストの詳細については、付録を参照してください。
³ 準備、移動、会議、およびフォローアップ（欠席者への概要報告および議事録の配布）の時間が含まれます。
⁴ グラフは、すべての会議（オンサイト、オフサイト、電話会議、およびテレビ会議）の平均コストを反映しています。
⁵ 2 週間分の日誌に基づいて、出張を伴う 1 か月の会議回数を予測しました（月平均 30.4 日で計算）。
⁶ 複数の回答が可能であるため、パーセンテージの合計が 100% を超えています。
⁷ 電話会議とテレビ会議のコストに旅費は含まれていません。電話会議では通常、移動は必要ありませんが、少数のテレビ会議で移動を伴う場合があり、その場合は通常、車を利用した近隣への移動です。
⁸ 会議場所の設置、資料の準備、ドキュメントの配布、および出席者の調整が含まれます。
⁹ 出張期間は含まれていません。
¹⁰ 資料提供 : Verizon コンファレンシング。電話会議のコストは、1 回線 1 分 0.50 ドルとして計算し、テレビ会議のコストは、4 つのポートに対して 1 時間 8.80 ドルとして計算しています（1 つのポートに複数の出席者を割り当て可能）。

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