会議開催のヒント

会議の生産性が常に高いと感じている人はたったの 22% でした*。会議の生産性を最大限に高めるにはどうしたら良いのか。次のことに留意してください。

• 目標を設定する
• スムーズな会議の進行を心がける
• 時間管理を効率よく行う

会議を計画する際は、次の事柄を決定してください。

• 目的
• 目標
• 会議の形態 : 対面会議、テレビ会議、電話会議、ネット会議
• 　会議に出席できない方への会議録音等の手配

次の情報を参加者に通知してください。

• 議題と目標
• 参加者リスト
• 日時と場所
• 電話会議の場合は、アクセス番号とパスコード

会議開始直後に、参加者の出欠確認を行ってください。Verizon コンファレンシングでは、オペレーターが参加者の出欠確認を行うことも可能です。

会議中に発言する時は、次の点に留意してください。

• はっきりと話すように心がける
• 雑音をたてないようにする

会議主催者は、次の点に留意してください。

• 議題から離れない
• スムーズな会議の進行をこころがける
• 問題が発生した場合の対策を講じておく
• 終始熱意をもって会議を進める

電話会議中にオペレーターのサポートが必要になった場合には、*0を押してください。

生産性を最大限に高めるには、次のことを行ってください。

• 議事録やその他の関連資料を配布する

* 『Mettings in America』 : 1998 年に NFO Worldwide Inc. の NFO InfoCom 事業部が 1,336 人のミーティング参加者を対象に実施した出張およびテレビ会議とその生産性への影響の調査