Tipps und Checklisten für Audiokonferenzen
Tipps / Checklisten
Unser Ziel ist es, Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Konferenzen umfassend zu unterstützen, so dass Sie sich ganz auf den Inhalt konzentrieren können. Damit Ihre Konferenz reibungslos abläuft, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:
- Führen Sie eine Teilnehmeransage durch.
- Fordern Sie die Teilnehmer auf, sich vor ihrem Sprechbeitrag mit Namen und Standort vorzustellen.
- Sprechen Sie die Teilnehmer direkt mit Namen an.
- Ermutigen Sie zur regen Teilnahme, und fördern Sie Diskussionen.
- Sie können jederzeit die Tastenkombination *0 drücken, um Unterstützung durch den Konferenzkoordinator anzufordern.
- Wird Ihre Verbindung getrennt, rufen Sie einfach erneut die Konferenznummer an, und geben Sie das Kennwort ein. Wenn der Konferenzkoordinator Sie per Dial Out angewählt und zugeschaltet hat, stellt er die Verbindung für Sie wieder her.
So sorgen Sie für eine gute Tonqualität:
- Sprechen Sie deutlich und vermeiden Sie Unterhaltungen nebenher sowie Hintergrundgeräusche.
- Verwenden Sie möglichst kein Lautsprechertelefon. Falls dies dennoch erforderlich ist, muss die Stummschaltung aktiviert sein, wenn Sie nicht sprechen.
- Bei vielen Teilnehmern - aber nur wenigen aktiven Sprechern - können Sie die Tonqualität erhöhen, indem Sie bei der Reservierung den Modus "Nur Hören" anfordern. Dadurch werden die Teilnehmer stumm geschaltet, es sei denn, sie möchten das Wort ergreifen.
Konferenz-Checklisten
Mit Verizon Conferencing ist die Planung und Durchführung Ihrer Konferenz ganz einfach. Beachten Sie dazu folgende Hinweise:
Planung Ihrer Konferenz
| _____ | Bevor Sie Ihre Reservierung vornehmen, sollten Sie alle wichtigen Informationen parat haben, z. B. die voraussichtliche Teilnehmerzahl oder den Namen und die Telefonnummer des Moderators. |
| _____ | Rufen Sie 1-800-475-5000 an, oder verwenden Sie unser Tool e-Scheduling. |
| _____ | Bei der Reservierung werden Sie nach besonderen Wünschen gefragt, um festzustellen, ob bestimmte Konferenzleistungen benötigt werden. Zu den zusätzlichen Leistungen, die wir anbieten, zählen die Durchführung von Frage-und-Antwort-Sitzungen, das Verteilen von Material vor der Konferenz sowie Abschriften und Aufzeichnungen von Konferenzen. |
| _____ | Ihre Verbindungsbestätigung wird Ihnen zugefaxt. Überprüfen Sie alle Informationen auf Richtigkeit, und teilen Sie uns Änderungswünsche mit. |
| _____ | Verteilen Sie die vorbereitenden Konferenzunterlagen an alle Teilnehmer. |
| _____ | Nehmen Sie ggf. Ihre Konferenz für alle Interessenten auf, die nicht selbst teilnehmen können. |
Durchführung Ihrer Konferenz
| _____ | Stellen Sie eine Agenda zusammen und lassen Sie diese vor der Konferenz durch den Konferenzkoordinator per Fax verteilen. In diesem Schreiben an die Teilnehmer sollten Datum, Uhrzeit, Telefonnummer und ggf. Kennwort für die Konferenz aufgeführt sein. Erinnern Sie die Teilnehmer daran, etwa 10 Minuten vor Konferenzbeginn bereit zu sein, wenn Sie sich für den Dial Out-Zugang entschieden haben. |
| _____ | Erstellen Sie eine Liste der teilnehmenden Sprecher. |
Nachbereitung Ihrer Konferenz
| _____ | Bitten Sie den Konferenzkoordinator, alle Teilnehmer mit einem Protokoll oder einer Abschrift zu versorgen. |
| _____ | Entscheidungen und Aktionspläne sollten an die betreffenden Personen verteilt werden. |
| _____ | Planen Sie Anschlusskonferenzen, um Feedback nachzubereiten. |
| _____ | Geben Sie die Kontaktdaten eines Ansprechpartners (E-Mail, Fax oder Telefonnummer) bekannt, an den sich die Teilnehmer nach der Konferenz bei Fragen wenden können. |
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